Stai per affrontare il tuo primo progetto e non sai che da che parte cominciare? Hai bisogno di qualche informazione in più su che cos’è un progetto, come si struttura e quali sono gli strumenti che si devono usare per la sua gestione e il suo controllo? Allora sei nel posto giusto.
Di seguito troverai alcuni elementi base che caratterizzano un progetto nonché gli aspetti, le aree che devi gestire per realizzare gli obiettivi di progetto individuati in fase iniziale.
Ecco gli aspetti che verranno analizzati in questo articolo:
- Pianificazione del progetto
- Organizzazione del progetto
- Gestione delle risorse
- Monitoraggio e controllo
- Gestione del rischio
- Gestione delle risorse
- Comunicazione
- Gestione del cambiamento
- Valutazione dei risultati del progetto
Pronti, partenza, via!
Che cos’è un progetto? Un progetto è un qualcosa di temporaneo e unico, con obiettivi specifici e ben definiti, che viene intrapreso per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico.
E’ caratterizzato da una data di inizio e fine ben definita, ed è generalmente guidato da uno scopo o un obiettivo che deve essere raggiunto entro limiti di tempo e risorse prestabiliti.
I progetti possono essere di varia natura, come lo sviluppo di un nuovo prodotto o la realizzazione di un edificio così come l’organizzazione di un evento o l’implementazione di un sistema informatico, ecc.
Il Project Management (gestione dei progetti) è l’insieme di metodologie, strumenti e tecniche utilizzate per pianificare, organizzare, coordinare, eseguire e controllare tutte le attività coinvolte nel processo di realizzazione di un progetto. L’obiettivo del Project Management è di gestire in modo efficace le risorse disponibili (tempo, budget, persone, materiali) per completare con successo il progetto soddisfacendo gli obiettivi definiti.
Di seguito sono sintetizzati alcuni concetti chiave della gestione dei progetti, andiamo a vederli uno per uno:
Pianificazione del progetto
Ci vorrebbe un capitolo dedicato per comprendere a piano i temi di pianificazione. In poche parole significa comprende la definizione degli obiettivi definita nel contratto di progetto, identificare le attività, stima le risorse e i tempi necessari per completare il progetto. La pianificazione del progetto utilizza solitamente strumenti come i diagrammi di Gantt, i diagrammi di rete (come la tecnica del percorso critico), e altre tecniche di schedulazione.
Organizzazione del progetto
Solitamente durante questa attività vengono definiti i ruoli e i responsabili dei membri del team. Viene creata una struttura gerarchica, viene avviata la comunicazione all’interno del team e iniziata la gestione delle attività.
Gestione delle risorse
L’attività implica allocare in modo efficiente le risorse disponibili, comprese le risorse umane, finanziarie e materiali, per garantire il completamento del progetto nei limiti di tempo e budget. Per ogni elemento ci sono diversi metodi che si possono utilizzare correttamente organizzare e gestire tali risorse. Per quanto riguarda le risorse umane bisogna tenere in considerazione le loro competenze, il ruolo, la disponibilità temporale e il costo della risorsa.
Sapere gestire il proprio tempo è una skill indispensabile per poter gestire il tempo degli altri, se vuoi saperne di più clicca per andare a leggere alcuni consigli utili per fare Time Management.
Monitoraggio e controllo
Una delle attività più importanti del progetto: comprende il monitoraggio costante dello stato di avanzamento del progetto è fondamentale identificare eventuali deviazioni dal piano iniziale. Monitorando con frequenza il progetto posso essere attuate per tempo misure correttive per mitigare i rischi e garantire il raggiungimento degli obiettivi. Tanto fondamentale quanto scarsamente effettuato dalle PMI.
Gestione del rischio
Vengono effettuate attività di identificazione e valutazione dei rischi che potrebbero influire sul progetto. Per esempio per una costruzione navale potrebbe essere l’arrivo per tempo di ogni parte della nave per la fase di assemblaggio oppure il rischio dell’arrivo di una pandemia per la costruzione di un nuovo edificio. Analizzati i rischi vengono implementate le strategie per ridurre o gestire tali rischi.
Comunicazione
Una comunicazione efficace è fondamentale per coinvolgere il team di progetto e tutti i stakeholder coinvolti. Bisogna assicurare una comprensione chiara degli obiettivi e delle attività pianificate a tutti gli attori coinvolti sia al team sia agli stakeholders.
Gestione del cambiamento
I progetti possono subire cambiamenti nel corso della loro esecuzione. Il change management (gestione dei cambiamenti) coinvolge da un lato l’analisi dell’impatto dei cambiamenti proposti sul progetto e dall’altra l’implementazione di modifiche al piano se ritenuto necessario.
Valutazione del progetto
Alla chiusura del progetto, viene solitamente condotta una valutazione per analizzare i risultati ottenuti, per raccogliere sia i feedback dal team sia dagli stakeholder. Analizzare i risultati porta a trarre insegnamenti per migliorare la gestione di tutti i progetti futuri.
Utilizzando queste tecniche di Project Management potete gestire progetti di varia complessità e dimensione. Garantendo che i progetti siano completati con successo e soddisfacendo gli obiettivi stabiliti, rispettando sia i limiti di tempo che di risorse disponibili. Quali sono gli aspetti che vorresti approfondire? Lascia un commento!