Guida al Monitoraggio dei Costi e dei Tempi di Progetto: Strumenti Essenziali per un Planner o Project Manager
Il monitoraggio dei costi e dei tempi è un’attività fondamentale per gestire un progetto di successo. Circa il 70% dei progetti portati avanti dalle aziende fallisce. Diventa fondamentale quindi monitorare sin dalle fasi iniziali i costi del progetto.
Un planner o Project Manager competente sa che la pianificazione iniziale è solo l’inizio del processo. Senza un monitoraggio efficace, il progetto potrebbe deviare dal percorso stabilito, portando a costi e tempi imprevisti. In questo articolo, scoprirai cosa significa monitorare costi e tempi di un progetto e presenteremo alcuni strumenti essenziali a disposizione del planner o PM.
Partiamo subito dal Monitoraggio dei Costi e dei Tempi di Progetto
Il monitoraggio dei costi e dei tempi di un progetto è il processo di raccogliere, analizzare e tenere sotto controllo i dati relativi alle spese e ai progressi temporali del progetto. Consente di valutare quanto il progetto sia in linea con la pianificazione iniziale e di identificare eventuali scostamenti che richiedono azioni correttive. Ricordo che ogni attività deve essere suddivisa in elementi detti package e ognuno di questi deve essere tempificato e questo ci aiuta in fase di monitoraggio.
Il monitoraggio dei costi consente di:
- Rilevare deviazioni: il monitoraggio consente di identificare tempestivamente problemi o scostamenti dal piano iniziale, consentendo interventi tempestivi.
- Prendere decisioni informate: avere dati aggiornati permette al planner o PM di prendere decisioni basate su informazioni concrete e non su supposizioni.
- Migliorare l’efficienza: il monitoraggio aiuta a ottimizzare le risorse e a evitare sprechi, migliorando l’efficienza del progetto.
- Mantenere gli stakeholder informati: il monitoraggio fornisce informazioni trasparenti sugli avanzamenti del progetto agli stakeholder interessati.
Ma quali sono gli strumenti che si possono utilizzare per il monitoraggio di un progetto?
1. Software di Project Management: esistono molte soluzioni software di gestione dei progetti come Microsoft Project, Trello, Asana o Monday.com. Questi strumenti consentono di creare piani dettagliati, assegnare attività, tenere traccia dei progressi e generare report sui costi e i tempi del progetto. Ognuno di questi richiede informazioni diverse e richiede un impostazione ad hoc. Insomma sono più o meno complessi e alcuni più user-friendly di altri.
2. Diagrammi di Gantt: i diagrammi di Gantt sono rappresentazioni visive delle attività del progetto e delle loro tempistiche. Consentono di vedere facilmente le dipendenze tra le attività e di valutare lo stato di avanzamento del progetto in un’unica panoramica. Tutti i software di Project Management citati prima consentono di vedere una rappresentazione del progetto sottoforma di diagramma di Gantt.
3. Fogli di Calcolo: strumenti come Microsoft Excel o Google Sheets possono essere utilizzati per tenere traccia dei costi pianificati e reali del progetto, facilitando il confronto tra budget e spese effettive.
4. Metodi Agili: se il progetto è gestito con una metodologia Agile, ci sono specifici strumenti per il monitoraggio, come Kanban boards o Burndown charts, che aiutano a visualizzare i progressi delle attività nel tempo.
5. Software di Contabilità: se il progetto coinvolge transazioni finanziarie complesse, potrebbe essere utile integrare un software di contabilità per tenere traccia delle spese e delle entrate correlate al progetto.
Avrai capito che il monitoraggio dei costi e dei tempi di un progetto è un elemento cruciale per il successo di un progetto. Utilizzando gli strumenti giusti, come software di project management, diagrammi di Gantt, kanban boards e fogli di calcolo, è possibile mantenere il progetto sotto controllo e reagire prontamente a eventuali variazioni. Ricorda che il monitoraggio è un processo continuo e aggiornare costantemente i dati ti permetterà di prendere decisioni informate e rapidamente. Solo in questo modo puoi mantenere il progetto sulla giusta strada.
Buona pianificazione e monitoraggio!